客戶專屬熱線
138-0888-4776
大型活動策劃現(xiàn)場中，各個崗位執(zhí)行人員的全力配合是活動圓滿成功的保證，作為活動執(zhí)行方，對各個崗位的執(zhí)行人員實行有效的管理很有必要，職責分工不夠明確，沒有有效的科學管理，也沒有有效的調(diào)動各部門人員，這無疑會讓你感覺到執(zhí)行活動的時候束手束腳，那么，在大型活動策劃現(xiàn)場中，我們?nèi)绾螌?zhí)行人員進行有效的管理呢？
首先，在大型活動策劃執(zhí)行的過程中最容易出現(xiàn)的三個問題：1、活動現(xiàn)場分工不明確導致管理混亂；2、活動前期準備不足造成的現(xiàn)場事物的漏缺；3、對現(xiàn)場突發(fā)事件的處理缺乏一定的準備和技巧。因此在執(zhí)行活動之前我們首先必須做好以下4件事：
1、活動執(zhí)行角色的劃分
角色管理的前提是對參與活動的全體人員進行科學的角色劃分，這也是實施操作活動現(xiàn)場工作的基礎(chǔ)。在角色劃分的過程中既要注意角色的獨立性，又要注意角色所內(nèi)含工作的系統(tǒng)性和聯(lián)系性。因為角色劃分的最終目的就是為了使工作分工明確，易于操作。例如對一場具有表演內(nèi)容的新聞發(fā)布會或時裝發(fā)布會，在舞臺方面會涉及到音響、燈光和舞美；而在表演方面又會涉及到主持人、演員和道具。要想保證演出的順利進行，舞臺方必須充分配合演員的各方面需要，而演員方也一定要了解舞臺方的各種要求。他們之間的聯(lián)系不用說是非常的密切，照理說安排一個人來全權(quán)負責是再好不過了，但是因為各方的事務(wù)都非常的多，如果一個人來處理未免會顯得心有余而力不足；而且兩方的人員又有明顯的系統(tǒng)屬性，所以還是把兩方的管理分開的比較好。當然，這時雙方負責人的溝通就會顯得很重要了。但是如果是一場小型的演出，也許一個人來管理兩方面的事也會游刃有余的。
a、活動的組織方：主要包括活動的主辦方、承辦方、協(xié)辦方等參與活動整體策劃和運作的單位和個人。不管是在程序上，還是事件的實際處理過程中，活動的組織各方都需要很緊密的合作與聯(lián)系，對于他們的管理和協(xié)調(diào)亦非常重要。
b、場館方：主要是指場地的所有者或管理者。例如在體育館舉行演唱會時的體育館方，在社區(qū)舉辦活動時的社區(qū)街道辦或者物業(yè)管理方等。他們在整個活動的進程中充分扮演著活動實際操作過程中的把關(guān)和配合角色。
c、演員/主持/選手方：這方面主要包括參與活動的演員、主持人、參賽的選手、參加討論的發(fā)言人等活動的表現(xiàn)主體人員。所謂表現(xiàn)主體人員，是說他們在整個活動的進程中具有一定的表演、展示、發(fā)言等行為的人員。這種稱謂主要是為了有別于活動主體人員，因為很多時候的活動主體人員主要是觀眾，但是觀眾這一塊必須單獨管理。
d、舞臺/燈光/音響制作方：主要包括舞臺的搭建、燈光的安裝、音響的調(diào)試等幾個方面的工作人員。
e、嘉賓/觀眾方：主要包括到場的領(lǐng)導、嘉賓、評委、觀眾等幾方面的人員。對于某些大型的活動，因為參與嘉賓人數(shù)眾多，且與之相關(guān)的活動頻繁時，也可以把嘉賓和觀眾方分開進行管理。
f、媒體記者方：主要包括活動邀請的媒體和主動前來采訪的媒體。因為每次活動都會產(chǎn)生一定的社會效應(yīng)，而且很多公關(guān)活動的最終目的就是增加宣傳力度、擴大影響力，媒體的參與對于整個活動的效益評估具有很大的參考價值。所以對于媒體方的管理也就理所當然的獨立為面了。 有時候，某些大型活動的每一項都可能會有很多事務(wù)，例如一場大型的演出在演員方面，可能在道具、演員食宿、后臺設(shè)備等方面都有很多事情要做，那么這個時候可以在角色劃分的基礎(chǔ)上，再對各項事務(wù)進行進一步的細分。總之，在角色的劃分上應(yīng)該充分考慮到具體活動的實際情況，根據(jù)實際情況來決定劃分的具體內(nèi)容才能取到事半功倍的效果。
2、各個活動執(zhí)行人員的工作職能
各種角色的管理人員之職能主要表現(xiàn)在：
a、監(jiān)督和控制各種角色參與人員的到場和準備情況。例如舞臺燈光音響是否已經(jīng)安裝和調(diào)試完畢，為領(lǐng)導嘉賓準備的筆、紙、水、名牌等是否齊備，演員是否到齊，媒體記者是否已安排妥當?shù)龋?br />
b、負責各角色人員之間的信息溝通。參與活動的各個方面都需要互相配合，各角色管理人員應(yīng)當及時傳達他們之間的信息和各種配合要求；
c、負責解決各角色群體提出的各種要求和出現(xiàn)的各種問題；
d、及時向項目負責人報告工作進展情況；
e、現(xiàn)場出現(xiàn)的其他相關(guān)事務(wù)。
3、活動執(zhí)行人員管理在籌備期的運用
在活動籌備期的工作安排，以及擬定工作計劃的時候，我們往往以事件為核心來安排工作，即“什么事，派什么人”。勿庸置疑，這種管理方式具有很強的目的性和針對性，所以在活動的籌備期間具有很強的實用性。但是，如果在活動籌備期適當?shù)倪\用角色管理，那么在項目的執(zhí)行過程中會更加“如虎添翼”，而對于活動現(xiàn)場的管理也會顯得更加得心應(yīng)手、游刃有余。在籌備期的角色管理仍以活動現(xiàn)場角色劃分為基礎(chǔ)。即把活動現(xiàn)場的角色管理任務(wù)加以延伸至活動的籌備前期，以各類參與角色為線索，分別展開與之相關(guān)的籌備工作，并安排專人負責跟進整個籌備進程，并且承擔活動現(xiàn)場的同一方面的工作。例如在舞臺方面，可以在對舞臺、燈光、音響制作方的聯(lián)系、確認到最后簽訂合同都有一個人專門負責跟進（當然也可能是幾個人或一個小團隊），而且在最后的活動現(xiàn)場仍由其擔任舞臺、燈光、音響的相關(guān)事務(wù)。這樣的話，在對現(xiàn)場舞臺方面的監(jiān)督和控制都會更加順利高效。由于一般活動從籌備開始到活動的現(xiàn)場實施都有一個很長的階段，人員變化比較頻繁，所以人員安排“從一而終”并不容易，但是盡管如此，我們在實際操作中還應(yīng)該盡量讓人員“從一而終”，從而進一步保證活動的進程速度和效率。
4、大型活動策劃現(xiàn)場執(zhí)行管理的其他注意事項
項目負責人最好不要給自己任何分工，及早地把自己手上的事情交接出去，以便能夠檢查全場的情況、解決重要問題、答復客戶疑問。最好現(xiàn)場能有一名機動人員和一名活動督查，機動人員負責解決臨時出現(xiàn)的問題，活動督查負責了解活動效果，與項目總控保持溝通。在活動現(xiàn)場十萬火急、狀況不斷，那么請你事前一定要做好心理準備，這只是一個普通的場景，幾乎每場活動都會出現(xiàn)，請大家、特別是項目負責人要盡量保持冷靜冷靜再冷靜，避免交火。
由于大型活動策劃現(xiàn)場的參與人員數(shù)量大、事物繁雜，如何控制好現(xiàn)場的各項工作，保證活動的順利進行，對于活動的管理者來說是一個極大的挑戰(zhàn)。為了提高活動實施階段的管理效率，不僅僅要做好以上4件事，并且應(yīng)該實施程序化的管理。程序化管理是一種科學的管理意識，只有程序化實施，才能有標準化、科學化管理。
推薦閱讀：大型活動策劃要如何組織和實施？
