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任何的事情都是不怕一萬(wàn)，只怕萬(wàn)一。在活動(dòng)策劃執(zhí)行中，難保不出現(xiàn)突發(fā)狀況。而活動(dòng)管理作為一個(gè)復(fù)雜的系統(tǒng)工程牽扯到了大量的人、物、財(cái)?shù)恼{(diào)度和管理。不管前期的準(zhǔn)備多么的到位，在活動(dòng)上演前都有可能出現(xiàn)萬(wàn)一。如何處理好突發(fā)事件，不被萬(wàn)一的情況掣肘，這是活動(dòng)能否成功的重要保證。但是往往對(duì)于一些新手來(lái)說(shuō)，在活動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)遇到突發(fā)意外時(shí)，很多都會(huì)表現(xiàn)出驚慌和不知所措，下面來(lái)看看在大城市中，廣州活動(dòng)執(zhí)行公司都是如何處理的。
1、節(jié)目流程的臨時(shí)更改
一般情況下，活動(dòng)不到最后一刻是很難確定出席的嘉賓。因?yàn)榧钨e的更改更會(huì)發(fā)生一系列的節(jié)目流程問(wèn)題。像因?yàn)榧钨e臨時(shí)無(wú)法到場(chǎng)，且主辦方、活動(dòng)執(zhí)行方和主持人的溝通不暢造成報(bào)幕錯(cuò)誤的尷尬情景是時(shí)有發(fā)生的。所以，加強(qiáng)溝通環(huán)節(jié)的管理力度是必要的。
2、天氣突變
在活動(dòng)舉辦之前，密切注意舉辦前后幾天的天氣預(yù)報(bào)，做好設(shè)備的防風(fēng)防雨措施，燈光架也要進(jìn)行加固。避免由于現(xiàn)場(chǎng)突發(fā)風(fēng)雨，造成設(shè)備、電力故障和現(xiàn)場(chǎng)混亂，而導(dǎo)致安全事故的發(fā)生。
3、設(shè)備或電力故障
在活動(dòng)進(jìn)行中也會(huì)偶爾發(fā)生設(shè)備或電力故障，其中音響出現(xiàn)故障的幾率是最高的。尤其是品質(zhì)較低的音響質(zhì)量沒(méi)有保證，活動(dòng)執(zhí)行過(guò)程中就有可能出現(xiàn)刺耳的聲音，有的甚至因?yàn)槭褂眠^(guò)就而燒壞。也有因?yàn)橄掠陮?dǎo)致電路燒壞的情況。所以這些都需要預(yù)案，并且現(xiàn)場(chǎng)都要有備用設(shè)備和電源，以確保萬(wàn)無(wú)一失。
4、安全事故
如果發(fā)生安全事故，一定要第一時(shí)間聯(lián)系公安部門(mén)，且現(xiàn)場(chǎng)的主辦方、活動(dòng)執(zhí)行方等要積極配合公安部門(mén)的調(diào)查工作。
5、其他突發(fā)事件
在活動(dòng)策劃執(zhí)行前，主辦方要盡可能的對(duì)所有可能發(fā)生的突發(fā)狀況做好應(yīng)急預(yù)案，并根據(jù)預(yù)案組織各相關(guān)方和部門(mén)進(jìn)行應(yīng)急演練，以提高狀況發(fā)生時(shí)各部門(mén)的應(yīng)變能力。
總之，活動(dòng)策劃執(zhí)行從頭到尾都需要不同部門(mén)的合作，統(tǒng)一管理。加強(qiáng)溝通，增強(qiáng)協(xié)作能力是必備的行動(dòng)要素。
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