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    籌備會務、論壇工作是一項復雜的工作，在籌備組織的過程中，稍不注意就會出現(xiàn)難以彌補的錯誤，造成不良影響。要想做好會議服務，一家專業(yè)的會議活動公司很重要，我們睿陽活動策劃機構根據(jù)多年的會務、論壇籌備組織工作經(jīng)驗，總結出應注意的以下幾項工作：

會前準備工作
    組織會務班子，明確工作職責。大型會議還要制訂詳細的會務工作方案。
    發(fā)出會議通知并發(fā)出請柬。包括會議名稱、內(nèi)容、會期、時間、地點、與會人員范圍。
    印制會議手冊，編排好會議日程以及議程，制定注意事項。

大型會議要編組并提出小組召集人、討論地點。
    大型會議要印制會議憑證。如出席證、列席證、工作證、請柬等。

會場布置。會場布置要充分體現(xiàn)會議氣氛：
    1）簽到處，根據(jù)會議需求策劃合適的簽到方式。
    2）宣傳展示區(qū)設計，根據(jù)會議需要以及會議舉辦地情況設計具有展示會議主辦方企業(yè)宣傳功能的展示區(qū)域。
    3）會場包裝設計，根據(jù)會議主題延展將會議舉辦場所環(huán)境風格包裝成與會議主題風格一致，例如：懸掛會標、徽記、旗幟等。
    4）舞美設計，舉辦會議少不了投影儀或LED視頻投放設備，根據(jù)會議議程特點設計最適合的舞臺舞美。
    5）設置主席臺，落實主席臺領導，安排座次，設置發(fā)言席，擺放席簽、話筒，并保證音響效果。確定會議桌擺放形式，明確劃分會場區(qū)域，并使與會者明確。
    6）保證照明、通風、錄音、錄像、空調(diào)設備齊全、有效。
    7）擺放適量花卉。

    后勤服務工作。大型會議要對與會人員的食宿、用車、醫(yī)療保健、文化娛樂、安全保衛(wèi)等做出細致安排。
    做好會議發(fā)言、投票、發(fā)獎、集體照相等方面的準備工作。
    進行會前檢查或向領導匯報準備工作情況。
    為與會人員預訂到會車票、機票、住宿等。

會間組織與服務工作
    會務籌辦工作人員提前1小時完成現(xiàn)場包裝搭建以及設備調(diào)試工作，反復檢查會場準備情況。
    安排禮儀接待人員做好簽到及材料、禮品分發(fā)工作。
    落實主席臺領導、發(fā)言人是否到齊。
    按預定方案組織與會人員由前向后依次就座。
    與主持核對稿件內(nèi)容，特別注意核對主持稿中關于單位名稱、嘉賓姓名、工作職稱重要信息。
    維持好會場秩序。會議開始前5分鐘，關閉會場大門，與會人員入座就緒，無關人員離開會場；開會期間關閉手機，一般不允許找人，無關人員不準進入會場。
    做好會議全程拍攝記錄，組織照相。
    為與會人員預定返程車票、機票等。

會議善后工作
    會議結束后，要檢查會場，帶回剩余材料、席簽等。
    組織送站。根據(jù)與會人員離會時間，提前安排車輛、送站人員等。
    做好會議文件的清退、收集、歸檔工作。
    做好會議報道工作。
    做好會后總結報告工作。

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