如何做好會(huì)務(wù)工作-會(huì)務(wù)工作要點(diǎn)淺析
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會(huì)務(wù)工作是指會(huì)議的組織、保證和服務(wù)工作，是會(huì)議活動(dòng)中的重要組成部分。有序、高效地做好會(huì)務(wù)工作，是會(huì)議取得預(yù)期效果的重要保證。
會(huì)前：把握三個(gè)要點(diǎn)
制訂詳細(xì)的計(jì)劃。會(huì)前準(zhǔn)備工作涉及調(diào)查研究、安排議題、準(zhǔn)備文件、會(huì)議接待、布置會(huì)場、會(huì)議編組等多項(xiàng)工作，必須制訂詳細(xì)的計(jì)劃。對(duì)大型會(huì)議或規(guī)格較高的會(huì)議，應(yīng)成立秘書組、會(huì)務(wù)組、宣傳組、后勤組、安全保衛(wèi)組等工作小組，若有室外活動(dòng)還應(yīng)成立交通秩序管理組；對(duì)小型會(huì)議，也要成立秘書組或會(huì)務(wù)組。要將每一項(xiàng)任務(wù)、每一個(gè)細(xì)小的環(huán)節(jié)、每一項(xiàng)具體工作的責(zé)任明確到人。
根據(jù)分工落實(shí)。秘書組提前確定會(huì)議議程，印制好領(lǐng)導(dǎo)講話、會(huì)議文件、典型材料等；會(huì)務(wù)組應(yīng)提前落實(shí)好日程安排、行程路線、會(huì)標(biāo)制作等工作；宣傳組要提前組織好攝影攝像人員和錄音、記錄人員，保證會(huì)議期間及時(shí)到位；后勤組要提前將參會(huì)人員的姓名、職務(wù)、性別、民族掌握準(zhǔn)確，安排好食宿等，還要根據(jù)其他工作組的預(yù)算和意見，及時(shí)提供各項(xiàng)后勤保障；安全保衛(wèi)組要根據(jù)會(huì)議規(guī)格高低，做好會(huì)場及代表駐地的安全保衛(wèi)工作。
會(huì)前反復(fù)檢查。會(huì)前檢查分為由領(lǐng)導(dǎo)人聽取大會(huì)籌備處各組匯報(bào)和現(xiàn)場檢查兩種方式，其中，現(xiàn)場檢查是主要形式。會(huì)前檢查的重點(diǎn)是會(huì)議文件材料的準(zhǔn)備、會(huì)場布置以及安全保衛(wèi)工作等。大中型會(huì)議的會(huì)前檢查還包括警衛(wèi)部署，票證檢驗(yàn)人員的定崗定位，交通指揮及主席臺(tái)服務(wù)人員的就位，會(huì)議播放唱片的檢查等。
會(huì)中：搞好三項(xiàng)服務(wù)
會(huì)中是從會(huì)議簽到至?xí)h結(jié)束時(shí)的這一段時(shí)間，從地點(diǎn)上可分為場前服務(wù)、場內(nèi)服務(wù)、場外服務(wù)三個(gè)部分，各環(huán)節(jié)之間要統(tǒng)一協(xié)調(diào)，并樹立保密意識(shí)，防止泄露機(jī)密。
場前服務(wù)。主要包括簽到和材料分發(fā)、引導(dǎo)入座等工作。對(duì)規(guī)模較大、時(shí)間較長的會(huì)議，要制訂場前服務(wù)活動(dòng)方案，明確工作人員，包括簽到負(fù)責(zé)人、材料分發(fā)負(fù)責(zé)人、引導(dǎo)入座負(fù)責(zé)人等；對(duì)小型會(huì)議、時(shí)間較短的會(huì)議和大型會(huì)議中的每次分會(huì)，也要簽到，以便統(tǒng)計(jì)人數(shù)，掌握情況。簽到一般采取在簽到薄上簽名，發(fā)放入場證、簽到卡，在名單上圈到等形式，并同時(shí)分發(fā)會(huì)議文件和材料。大中型會(huì)議，專門成立文件分發(fā)處。分發(fā)文件要注意編號(hào)、登記、按組分發(fā)，須會(huì)后收回的文件，要注明“會(huì)后收回”字樣和收文人姓名、收文時(shí)間。對(duì)于屬于國家機(jī)密的文件材料，更應(yīng)嚴(yán)格登記，及時(shí)收回，以免泄密。參會(huì)人員進(jìn)場時(shí)，一般由工作人員引導(dǎo)入座，特別要注意引導(dǎo)主席臺(tái)就座人員入座。
場內(nèi)服務(wù)。主要包括會(huì)議記錄、錄音、攝影攝像以及其他會(huì)場服務(wù)。對(duì)大中型會(huì)議或重要會(huì)議，需拍攝照片、錄音、錄像，以便留存。同時(shí)，在主席臺(tái)下設(shè)立“值班席”，以便處理臨時(shí)事項(xiàng)，聯(lián)系內(nèi)外、傳遞信息。會(huì)議工作人員要謹(jǐn)慎行事，不要干擾會(huì)議的正常進(jìn)行。會(huì)議進(jìn)行中，如發(fā)生臨時(shí)變動(dòng)情況，要及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)請(qǐng)示，并根據(jù)指示采取應(yīng)急措施，妥善處理。
場外服務(wù)。主要包括場外安全保衛(wèi)，預(yù)防突發(fā)性事件發(fā)生，維護(hù)會(huì)場秩序；落實(shí)與會(huì)人員的食宿安排，根據(jù)實(shí)際情況作出臨時(shí)性調(diào)整；設(shè)立醫(yī)療室，搞好醫(yī)療服務(wù)；備好車輛，方便與會(huì)人員外出等。
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